Amennyiben az adólevonási jog gyakorlására ezen időszakban nem kerül sor, akkor arra önellenőrzés útján az adólevonási jog megnyílásának napját magában foglaló bevallási időszakban van mód. Kisebb vállalkozások esetében gyakran előfordul, hogy a céges iratokat (közöttük a beszerzésekről szóló számlákat is) az ügyvezető, vagy valamely tulajdonos saját magánál tárolja. Nem ritka eset, hogy az ügyvezető, vagy valamely tulajdonos a nála tárolt céges iratokat elveszti, vagy a nem megfelelő tárolás folytán azok állaga olyan mértékben sérül, hogy azok adattartalma olvashatatlanná válik, vagy fizikailag megsemmisülnek. Előfordulhat az is, hogy az ügyvezetőtől, tulajdonostól eltulajdonítják valamely ingóságát (pl. gépkocsi, irattáska), amelyben céges iratokat is tartott. Megítélésem szerint az ügyvezetőnek, vagy a vállalkozás tulajdonosainak számítaniuk kell ilyen jellegű esemény bekövetkezésére, és ennek kivédésére előzetes óvintézkedéseket szükséges tenniük. A számlákról hiteles másolatot lehet készíteni, amelyeket javasolt az eredeti példánytól fizikailag is elkülönítetten tárolni.
Nyolc évig kell megőrizni a könyvviteli elszámolást és az összes azt igazoló bizonylatot. Ha elveszik, sem kell kétségbe esni, gyakorlatilag minden korábbi számla helyreállítható, csak tudni kell hogy mire ügyeljünk. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és részletező nyilvántartásokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A bizonylatok elvesztésének, megrongálódásának tényéről a társaság vezetésének olyan jegyzőkönyvet kell felvennie, amelyben fajtánként rögzítik az elveszett, megrongálódott bizonylatok megnevezését, keltét, sorszámát, azt, hogy a bizonylatot milyen gazdasági eseményről állították ki, milyen értéken, a bizonylatot milyen főkönyvi számlára könyvelték stb – írta Sinka Julianna okleveles adószakértő az Adó Online-on megjelent cikkében. A szóban forgó jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell azokat a körülményeket is – a tényszerűeket és a feltételezetteket egyaránt, amelyek a bizonylatok elveszéséhez (esetleg megrongálódásához) vezettek, továbbá azokat a feladatokat is, amelyeket az érintett társaságnál a bizonylatok pótlása érdekében feltétlenül meg kell tenni.
Kataemelés: a plusz terhet a nagy cégeknek kell megfizetni 2020. június 25. Izer Norbert államtitkár szerint a változás csak a szabályokat kijátszó nagy cégeket érinti, amelyek jövőre már nem élhetnek vissza a szabályokkal, és nem alkalmazhatják a katát a foglalkoztatás alternatívájaként.
A másolatokat nem a kibocsátónak kell hitelesítenie (hiszen a másolat nem tőle származik), hanem a vállalkozás képviselőjének, vagy az általa ezzel megbízott személynek, azzal, hogy a másolatokat aláírásával látja el. Utóbbi esetben mindenképpen írásban javasolt rögzíteni, hogy a vállalkozás képviselője a hitelesítésre személy szerint kit jogosított fel. A másolati példányra érdemes rávezetni olvashatóan a hitelesítést végző személy nevét is. Megoldás lehet a számlák nem papíralapon történő archiválása is. Ebben az esetben nem az eredeti számlát, hanem azok hitelesített másolatát kell archiválni. A vállalkozás vezetője, tulajdonosa(i) az előzetes óvintézkedéseket gyakran abból a meggondolásból mulasztják el, hogy a számlák elvesztése, megsemmisülése, megrongálódása esetén a szállítóktól beszerzik a számlák hiteles másolatait, de a számlák hiányában legfeljebb az adóhatóság a levonható adót becsléssel fogja megállapítani. A számlák hitelesített másolatának beszerzése utólag akkor lehetséges, ha a vállalkozás rendelkezik a szállítókra vonatkozó elkülönült nyilvántartással, amely alapján tudja, hogy mely vállalkozásokat kell megkeresnie.
Cégünk hiteles másolatot kért a partnerétől két számítástechnikai úton előállított papírra nyomtatott számláról, melyeket a partner a cégünknek teljesített termékértékesítések kapcsán kiállított, tekintettel arra, hogy a számlák az ügyletek teljesítését követően elvesztek. A partnertől azt a tájékoztatást kaptuk, hogy nem áll módjában a fenti számlákról hiteles másolatot kiadni. Kötelezhető a partner ezek kiadására, avagy sem? Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa-tv. ) 179. §-ának (1) bekezdése értelmében minden személy, szervezet, aki (amely) e törvényben szabályozott jogot gyakorol, illetőleg akire (amelyre) e törvény kötelezettséget állapít meg, köteles az adó-megállapítás hiánytalan és helyes volta ellenőrizhetőségének érdekében az általa vagy nevében kibocsátott okirat másodlati példányát, valamint a birtokában levő vagy egyéb módon rendelkezésére álló okirat eredeti példányát, vagy – ha azt e törvény nem zárja ki – eredeti példány hiányában annak hiteles másolatát legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig megőrizni.
Egy hete hatályon kívül helyezték azt a PM-rendeletet, mely előírta, hogy a számla eredeti és másolati példánya egymástól megkülönböztethető és eredeti példányként csak egy példányban legyen nyomtatható. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy nem kell különbséget tenni a számla eredeti példánya és a másolat között, vagyis elég a másolatot megőrizni. Fontos megjegyezni, hogy továbbra is követelmény a számlapéldányok hiánytalan elszámolása, ám ennek módjára vonatkozóan nincs hatályos jogszabályi rendelkezés - figyelmeztet Veszprémi István, a Deloitte adópartnere. Emiatt a számla kibocsátója saját belátása szerint dönthet arról, hogy ezen követelménynek miként kíván eleget tenni. Elfogadható módszernek tűnik szerinte, ha a számlaadó korábbi eljárását folytatja, így például az egyes számlákon továbbra is feltünteti a példányszámokat, illetve a számla eredeti vagy másolati jellegét. Amennyiben a hatályon kívül helyezett rendelkezésekből indulunk ki, akkor a számla kibocsátója elméletileg dönthet úgy is, hogy olyan számítógépes programot alkalmaz, amely a számlapéldányszámok rávezetése nélkül bocsátja ki a számlát.
Ez esetben azonban kérdésként merül fel, hogy az adózó milyen módon tud eleget tenni a kibocsátott számlákra vonatkozó szigorú számadás, illetve a számlapéldányok hiánytalan elszámolására vonatkozó, továbbra is hatályos követelményeknek. A számlát kibocsátóknak a jogszabály adta lehetőségek kiszélesedése mellett a saját ügymenet sajátosságaihoz igazodva a jövőben is különös körültekintéssel kell eljárniuk a számla előállítása során - tette hozzá Veszprémi István.
A belföldi adóalany által áthárított áfa levonásának tárgyi feltétele, hogy az adóalany személyes rendelkezésére álljon a nevére szóló, az ügylet teljesítését tanúsító számla. Amennyiben az adózó az áfa bevallásában belföldi adóalany által áthárított adót helyezett levonásba, akkor az adómegállapításhoz való jog elévüléséig a nevére szóló, az ügylet teljesítését tanúsító számlát meg kell őriznie. Az adózó akkor rendelkezik a belföldi adóalanytól eszközölt beszerzésről szóló számlával, ha azt ténylegesen birtokolja. Ha az adózó a bevallás benyújtásakor nem birtokolta a más belföldi adóalany által áthárított áfát tartalmazó számlát, akkor adólevonási jogot nem gyakorolhat. Tehát nem elégséges, ha az adózó az ellenőrzés során intézkedik a számlák beszerzése iránt. Ugyanis az adózónak az adólevonási jog gyakorlásához szükséges tárgyi feltétellel már az adólevonási jog gyakorlásakor, azaz a levonható adó elszámolását tartalmazó bevallás benyújtásakor rendelkeznie kell. Belföldi beszerzést terhelő általános forgalmi adó levonása esetén az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL.